Arbeit als Bürokraft/Kaufmännische Fachkraft

Bürokräfte bzw. kaufmännische Fachkräfte unterstützen das mittlere Management und erledigen selbstständig klassische Büroaufgaben wie etwa Büroorganisation, Terminabwicklung, Sachbearbeitung oder Korrespondenz.

Typische Branchen

Bürokräfte bzw. kaufmännische Fachkräfte finden Beschäftigung

  • in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche
  • in der öffentlichen Verwaltung

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Bürokräfte bzw. kaufmännische Fachkräfte übernehmen je nach der Abteilung, in der sie arbeiten, unterschiedliche administrative und organisatorische Aufgaben der Bürowirtschaft. Beispielsweise erledigen sie die anfallende Korrespondenz – gelegentlich nach Phonodiktat oder in englischer Sprache – und erstellen Statistiken, Protokolle und Präsentationsunterlagen. Zudem organisieren sie Besprechungen und Meetings sowie Geschäftsreisen. Im kaufmännischen Bereich kontrollieren sie Zahlungsein- bzw. -ausgänge und stellen Rechnungsunterlagen zusammen.
Darüber hinaus können Aufgaben wie Postverteilung, Ablage, Bearbeiten von Urlaubslisten, Datenbankpflege, Kundenberatung oder Mahnwesen zu den Aufgaben der Bürokräfte bzw. kaufmännischen Fachkräfte gehören.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

  • allgemeine Büroaufgaben erledigen
    • Schriftverkehr mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden abwickeln, ggf. auch in englischer Sprache
    • Berichte, Protokolle, Statistiken und Präsentationsunterlagen erstellen
    • Post verteilen
    • Ablage verwalten
    • Urlaubs- und Anwesenheitslisten bearbeiten
    • Datenbanken pflegen
    • Termine vereinbaren, koordinieren und überwachen
    • Besprechungen und Dienstreisen organisieren
    • bei Marketingmaßnahmen mitwirken, z.B. Firmen-Homepage aktualisieren
    • Kunden betreuen, beraten, Informationen erteilen, ggf. auch über Social-Media-Kanäle
  • kaufmännische Aufgaben ausführen
    • Material bestellen, mit Lieferanten verhandeln
    • Zahlungsverkehr überprüfen (Ein- und Ausgang)
    • Rechnungsunterlagen erstellen und zusammentragen
    • im Mahnwesen mitarbeiten

Kernkompetenzen, die in diesem Beruf grundsätzlich erforderlich sind:

  • Ablage, Registratur
  • Akten, Schriftgut verwalten
  • Büro- und Verwaltungsarbeiten
  • E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz
  • Korrespondenz
  • Postbearbeitung
  • Sachbearbeitung

Weitere Kompetenzen, die für die Ausübung dieses Berufs bedeutsam sein können:

  • Abrechnung
  • Besprechungsvorbereitung, -organisation
  • Buchführung, Buchhaltung
  • Büromaterialverwaltung
  • Büroorganisation, Büromanagement
  • Einkauf, Beschaffung
  • Kalkulation
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Kundenberatung, -betreuung
  • Maschinenschreiben bis 240 Anschläge
  • Social-Media-Kommunikation
  • Stammdatenpflege
  • Telefondienst
  • Terminplanung, -überwachung
  • Versand
  • Vertrieb

Weitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse:

  • Kompetenzgruppe „Bürokommunikation, MS-Office“

Arbeitsorte

Bürokräfte bzw. kaufmännische Fachkräfte arbeiten in erster Linie
  • in Büroräumen
Darüber hinaus arbeiten sie ggf. auch
  • in Besprechungsräumen

Arbeitssituation

Bürokräfte bzw. kaufmännische Fachkräfte arbeiten viel am Computer: Sie erledigen z.B. den Schriftverkehr, überprüfen Zahlungsein- und -ausgänge, erstellen Präsentationsunterlagen oder pflegen Online-Datenbanken. Vorwiegend arbeiten sie sitzend in Büroräumen.
Sorgfältig und konzentriert erstellen sie Schriftsätze aller Art. Organisationstalent ist gefragt, wenn sie z.B. Termine koordinieren und überwachen oder sich Planungen ändern. Dann reagieren sie schnell und flexibel. Sie behalten den Überblick, auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen, etwa wenn sie eilige Termine absprechen müssen und Unterlagen für ein Kundengespräch benötigt werden. Bei Beschäftigung in einem international ausgerichteten Unternehmen benötigen sie Fremdsprachenkenntnisse.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

  • Bildschirmarbeit
  • Arbeit in Büroräumen
  • Arbeit im Sitzen
  • Kundenkontakt (z.B. telefonische Auskünfte erteilen und Kundenanfragen weiterleiten)

(berufenet.arbeitsagentur.de)

Foto: panthermedia.net/Goodluz

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