Ausbildung als Eventmanager/-in

Event-Manager/innen konzipieren, planen und führen Veranstaltungen (Events) aller Art durch. Neben den organisatorischen und kaufmännischen Tätigkeiten können sie auch Aufgaben im Marketing übernehmen.

Die Ausbildung im Überblick

Event-Manager/in ist eine Aus- bzw. Weiterbildung, die durch interne Vorschriften der Lehrgangsträger geregelt ist.

Je nach Lehrgangsträger können z.B. Zugangsvoraussetzungen, Dauer der Ausbildung und Abschlussbezeichnungen unterschiedlich sein.

Daneben besteht die Möglichkeit, Event-Management an Hochschulen zu studieren.

Rechtlich ist keine bestimmte Vorbildung vorgeschrieben.
Die Bildungsanbieter legen eigene Zugangskriterien fest. Zum Teil wird die allgemeine Hochschulreife , die Fachhochschulreife oder ein mittlerer Bildungsabschluss vorausgesetzt.
Darüber hinaus wird für den Zugang z.B. gefordert:
  • Mindestalter (z.B. 16 oder 18 Jahre)
  • gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse
  • Kenntnisse im Bereich Musik und Medien

Typische Branchen

Event-Manager/innen finden Beschäftigung z.B.

  • in Veranstaltungsagenturen
  • bei Messe- und Ausstellungs- sowie Theater- und Konzertveranstaltern
  • bei Kongressagenturen
  • in der öffentlichen Verwaltung, z.B. im Stadtmarketing oder bei Kulturämtern

Interessen

Folgende Interessensind wichtig und hilfreich, um in diesem Studienberuf erfolgreich zu sein. Die Interessen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit genannt. Zu jedem Interessenbereich werden zur Veranschaulichung Tätigkeiten genannt.
  • Interesse an kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten
    • z.B. Erstellen von Kosten- und Gewinnkalkulationen, um Geschäftsprozesse wirtschaftlich und effizient zu gestalten
    • z.B. Durchführen von Endkalkulationen und Erfolgskontrollen zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit
    • z.B. sorgfältiges und wettbewerbsorientiertes Kalkulieren der Produktionskosten
  • Interesse an verwaltend-organisatorischen Tätigkeiten
    • z.B. gewissenhaftes Erstellen von Abschlussberichten und Endabrechnungen
    • z.B. Planen von Terminen und Werbemittelsendungen

Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten

Folgende Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten werden für die Ausübung möglicher Tätigkeiten in diesem Studienberuf benötigt.

Fähigkeiten

  • rechnerisches Denken(z.B. Kalkulieren von Kosten für Events, wie Gagen für Künstler, Personalkosten für Security-Personal, Verpflegungs- und Reinigungskosten, Saalmieten und GEMA-Gebühren)
  • Merkfähigkeit(z.B. Behalten von Namen, Gesichtern und Vorlieben der zu betreuenden Künstler/innen)
  • Umstellungsfähigkeit(z.B. schnell wechselnde Kontakte mit Kunden, Lieferanten, Künstlern, Technikern am Veranstaltungsort)
  • Kaufmännische Befähigung(z.B. Analysieren und Beurteilen des Veranstaltungsmarktes; Aufstellen des Budgets für eine Veranstaltung)
  • Befähigung zum Planen und Organisieren(z.B. Planen und Organisieren von Events; Erstellen von Ablauf- und Personaleinsatzplänen)

Während der theoretischen Aus- bzw. Weiterbildung erwirbt man beispielsweise folgende Kenntnisse:

  • Kaufmännische Grundlagen (z.B. Marktanalyse, Marketingstrategien, Budget-, Finanzierungs- und Liquiditätsplanung)
  • Konzipieren von Veranstaltungsprojekten (z.B. Zielgruppenanalyse, Projektentwicklung: Idee, Thema, Motto, Leitmotiv)
  • Akquise von Kunden, kundenorientierte Vermarktung von Veranstaltungen (z.B. Kundenprofile, Vertriebswege, Marketing- und Vertriebs-Controlling)
  • Planen, Vorbereiten, Durchführen, Nachbereiten von Veranstaltungen (z.B. Veranstaltungsorte, Infrastruktur und Logistik, Event-Recht und Vertragsgestaltung)
  • Führung und Zusammenarbeit (z.B. Führungskompetenzen, Konfliktmanagement, Projektmanagement)

Praktikum

Ist ein Praktikum in die Ausbildung integriert oder schließt sich eine Praxisphase an die theoretische Aus- bzw. Weiterbildung an, arbeiten die angehenden Event-Manager/innen z.B. in Unternehmen der Eventbranche.

Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Event-Manager/innen planen und organisieren Veranstaltungen aller Art – vom Rockkonzert bis zum Mittelaltermarkt. Sie konzipieren Events selbst oder handeln im Auftrag von Kunden. Stehen der gewünschte Ablauf und Inhalt der Veranstaltung fest, beginnen sie mit den konkreten Vorbereitungen. Sie suchen Veranstaltungsräume, buchen Künstler/innen, technisches und sonstiges Personal und beauftragen Dienstleistungsunternehmen wie Catering- oder Logistikfirmen. Dabei behalten sie die Vorstellungen der Auftraggeber wie auch das Budget im Auge. Sie koordinieren die verschiedenen Planungsbereiche inhaltlich und zeitlich, haben die Ablaufplanung wie die Details im Blick und können bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten noch rechtzeitig Alternativen entwickeln. Strikt achten sie darauf, dass die veranstaltungsrechtlichen Vorschriften, etwa zur Sicherheit oder zum Lärmschutz, eingehalten werden und holen alle erforderlichen Genehmigungen ein. Sie sind meist während eines Events vor Ort, koordinieren Arbeiten und lösen Probleme. Als Nachbereitung fassen sie Erfolge, etwaige Probleme und Verbesserungspotenziale in einem Abschlussbericht zum jeweiligen Veranstaltungsprojekt zusammen.
Liegt ihr Schwerpunkt im Bereich Marketing, entwickeln sie eventbetonte Marketingkampagnen, entwerfen Werbemittel und Präsentationsformen für Produkte oder betreuen die Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens. Führen sie eine eigene Veranstaltungsagentur, übernehmen sie auch Aufgaben wie Unternehmensplanung, Kostenrechnung, Controlling und Personalwesen.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Event-Manager/innen konzipieren, planen und führen Veranstaltungen (Events) aller Art durch. Neben den organisatorischen und kaufmännischen Tätigkeiten können sie auch Aufgaben im Bereich Marketing übernehmen.

Planung und Organisation

Ihre Aufgaben beginnen bei der Konzeption einer Veranstaltung. Ziele und Zielgruppen werden definiert und Ideen für die Umsetzung entwickelt. Steht das Veranstaltungskonzept, wird es dem Kunden bzw. dem jeweiligen Vorgesetzten präsentiert und bei Bedarf noch abgeändert. Neben diesem kreativen Teil bedeutet Event-Management vor allem viel Organisations- und Verwaltungsaufwand. Mit dem Manager der Pop-Gruppe telefonieren, Referenten akquirieren, Angebote für die Licht- und Bühnentechnik einholen, das Catering sowie das abendliche Feuerwerk und einen Security-Dienst organisieren – hier sind Event-Manager/innen gefragt.
Zulieferer, Veranstaltungsorte und Künstler/innen werden recherchiert und angefragt, Angebote eingeholt, Verträge ausgehandelt, Kosten kalkuliert, die Werbemittel und die Dekoration geplant. Dann folgt die Detailplanung. Event-Manager/innen erstellen detaillierte Zeit- und Ablaufpläne, ggf. auch Drehbücher. Mitunter entwerfen sie das komplette Eventprogramm samt Einladungen und schreiben Pressetexte bzw. Werbetexte für Flyer selbst. Je nach Art der Veranstaltung holen sie auch behördliche Genehmigungen ein und sorgen dafür, dass die veranstaltungsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

Umsetzung

Spätestens bei der Umsetzung vor Ort zeigt sich dann, ob die Planung und die Absprachen funktioniert haben. Event-Manager/innen überwachen und koordinieren den Aufbau des Events, sind Ansprechpartner für Personal und ggf. Hostessen, sorgen für die Einhaltung des Zeitplans und der Programmpunkte. Trotz genauester Vorausplanung ist hier Improvisationstalent gefragt, denn Pannen können immer passieren. Wenn Gäste und Besucher zufrieden nach Hause gehen und der Abbau beginnen kann, ist die Veranstaltung gelungen.
Nach dem Event wird analysiert: Ist das Ziel erreicht worden? Welche Punkte bzw. Elemente waren besonders gelungen, welche könnten noch verbessert werden? Event-Manager/innen werten die Veranstaltung aus und verschicken eventuell Fragebögen an die Teilnehmer/innen, um ein Feedback zu erhalten und dies zukünftig bei ihrer Arbeit zu berücksichtigen.
Für Führungspositionen wird häufig ein Masterstudium vorausgesetzt.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

  • Veranstaltungskonzepte entwickeln, Ziele und Zielgruppen definieren, Mittel und Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele festlegen, Veranstaltungskonzept dem Kunden bzw. den Vorgesetzten präsentieren
  • Veranstaltungen planen und organisieren, Ablaufplanung erstellen, alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkenden koordinieren, Veranstaltungen durchführen
  • Marketingaktionen, absatzpolitische Maßnahmen, Werbemittel und Pressearbeit entsprechend Budget planen, gestalten und koordinieren

Eventplanung

  • geeignete Veranstaltungsräume bzw. -örtlichkeiten, Künstler und Dienstleistungsunternehmen recherchieren
  • Angebote einholen, vergleichen, Verträge mit Zulieferern und Künstlern aushandeln
  • die Produktion von Dekoration, Drucksachen, Werbemitteln u.Ä. in Auftrag geben und überwachen
  • einen Ablauf- und Personaleinsatzplan mit genauen Zeitangaben erstellen
  • veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, behördliche Genehmigungen einholen
  • Öffentlichkeitsarbeit betreiben, ggf. Einladungen und Mailings verschicken, Pressetexte verfassen

Umsetzung

  • Auf- und Abbau koordinieren und überwachen
  • Personal und ggf. Hostessen einweisen
  • Einhaltung des Zeitplans und Programms überwachen
  • Referenten und Künstler betreuen

Kaufmännisch-verwaltende Aufgaben

  • Auswertung der Veranstaltung, Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen, Abschlussberichte verfassen
  • Geschäfts- bzw. Finanzbuchhaltung betreuen und überwachen
  • Personalbedarf ermitteln und planen, Personalbeschaffungsmaßnahmen durchführen
  • innerbetriebliche Aus- und Weiterbildung organisieren, Personalentwicklungsmaßnahmen planen und durchführen

(berufenet.arbeitsagentur.de)

Foto: panthermedia.net/halfpoint

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